Naar hoofdinhoud
Smits Solutions
Technische showcase Eigen project · 2024-2025

Klaaro: 12 workflows die administratie volledig automatiseren

Klaaro helpt ZZP'ers in de bouw en dienstverlening hun administratie te automatiseren. Ik bouwde de volledige automatiseringslaag: van klantintake via Telegram tot automatische facturatie en betalingsherinneringen.

Transparantie: Klaaro is een eigen project dat ik heb opgezet samen met partners. Dit is geen externe klant, maar een showcase van wat ik technisch kan bouwen.

Client
Klaaro
Categorie
AI / Automatisering
Tijdlijn
3 maanden
Status
Eigen project

De uitdaging

ZZP'ers in de bouw en dienstverlening verliezen gemiddeld 8 tot 12 uur per week aan administratie: facturen opstellen, betalingen bijhouden, afspraken plannen en klanten opvolgen. Klaaro wilde dit volledig automatiseren, zonder dat de ZZP'er daarvoor iets moest leren.

De vereiste: alles moet werken via Telegram, een app die de doelgroep al dagelijks gebruikt. Geen nieuw systeem om te leren.

Uitdagingen

ZZP'ers verliezen 8 tot 12 uur per week aan administratie
Facturen handmatig opstellen en versturen
Betalingen niet op tijd opvolgen
Afspraken heen en weer plannen via telefoon
Geen centraal klantoverzicht

Oplossingen

AI-chatbot via Telegram voor alle klantinteractie
Automatische facturatie op basis van werkzaamheden
Betalingsherinneringen na 14 en 30 dagen
Geautomatiseerd afspraakbeheer met bevestigingen
Klant-onboarding met welkomstbericht en koppeling
Data-isolatie per klant in eigen Google Drive

Resultaten

12
geïntegreerde n8n workflows
<5min
administratie per dag
24/7
draait zonder menselijke input

De volledige administratie van Klaaro-gebruikers is geautomatiseerd. Van het moment dat een klant belt tot de factuur is betaald, loopt alles zonder handmatige tussenkomst.

Technische stack

n8n Google Sheets API Google Drive API OpenAI GPT-4o Telegram Bot API Gmail API Webhook triggers

Zoiets bouwen voor uw bedrijf?

In een gratis gesprek kijk ik met u mee wat haalbaar is voor uw situatie.